Artxibozainoi maiz galdetzen zaigu gure ogibideak zertan datzan. Aitortzen dut, itaun hori erantzutea askotan zaila suertatzen zaigula. Erantzun motza, dokumentuak eta datuak kudeatzen ditugula esatea da. ‘Hau zertan hezurmamitzen den?’, honetaz mintzatzeko jada hitz gehiago beharko ditugu. Dokumentua funtzio bat edo batzuk betetzeko sortzen da, baina denbora igaro ahala, hasierako betekizun hauek edukitzeari uzten dio eta, era berean, beste batzuk sortzen zaizkio. Adibidez, ‘Ion, ogia erosi’ idatzia duen paper batekin igorleak hartzaileari eskaera luzatzeko sortua izan da. Baina ilunabarrean erosketa burutu ez bada, bere hasierako funtzio hori jada galdua du, baina gurasoei froga moduan balioko die hartzaileari errietan egiteko. Bada guk dokumentua, bere balio aldaketa hauetan zehar kudeatzen dugu. Sailkatu eta ordenatu egiten dugu, bere sorrera testuinguruan manten dadin eta horrela ahalik eta informazio gehien gorde dezan bermatzeko. Dokumentuak deskribatu egiten ditugu, edozein momentutan bertan dauden datuak berreskuratu beharra suertatzen bada, modu erraz batetan aurkitu ahal izateko. Idatzien edukiak hedatu eta bertara interesatuei irisgarritasuna erraztea ere gure eginbeharretako bat da. Beti ere, bertan ager daitezkeen beste norbanakoen datu pertsonalak babestuz. Laburki definitutako funtzio hauek betetzeko beharrezkoa da kontserbazioaren bidez dokumentuen integritate, autentifikazio eta fidagarritasuna mantentzea. Baina azken hau bezain garrantzitsua da dokumentazioa suntsitu edo xahutzea. 

Baieztapen honetan sakontzeko, Getariako Bake Epaitegira 1966. urtean Administrazio Zentraletik bidalitako agindu bat hartu nahiko nuke ardatz. Idatzi honetan justizia epaitegietako funtzionarioei argibideak ematen zaizkie bertan metatzen diren dokumentuak xahutzerako orduan. Hau bi fasetan egitea erabakitzen da; lehenbizi justiziako administrazioan dihardutenek, lehenengo balioa galdu duten dokumentazioa erretiratu behar dute. Bigarrenik, artxibo teknikariek, ikuspuntu patrimonial-historiko batetik, erretiratu den dokumentuetatik zer kontserbatu eta zer behin-betiko baztertu erabakiko dute. Gaur egun ere dokumentu produktoreen eta artxibozainen ikuspuntuak kontuan hartzen dira zer kontserbatu eta zer ez erabakitzeko. Biek ala biek, beti presente izanik kudeaketa eraginkor baterako ezinbestekoa dela xahutzea.

Klara Gorosabel