Nondik gatoz? Nora goaz? Zenbatetan egin diogu galdera hori gure buruari! Eta ez bakarrik munduan utziko dugun itzalaren inguruan, baita goizeko zazpitan autoa martxan jarri eta “gaur ze egun da?” galderari erantzuten saiatzen garenean ere. “Asteartea da, Villabonara noa!” edo “osteguna da, Segurara joan beharra dut”, Arantza, Aduna, Zarautz, Igantzi, Baztan,… Asko direla lagun ditugun udal artxiboak eta beok ere egiten dute hausnarketa hori. Batzuek handira, beste batzuek txikira, baina denek dute buruan zer egin bere artxiboarekin.

Kontua da, dagoeneko ez dela nahikoa artxiboa antolatua eta deskribatua izatea. Hori, ezinbestekoa da, bai. Abiapuntu bat da: gaur egun paperean duten dokumentazio guztia ahalik eta azkarren artxiboan gorde eta kontrolatua izan nahi dute udalek. Zeren, udalen kudeaketan aldaketak datoz, aldaketa handiak. Ordurako, papera bulegoetatik desagertu behar da.

Baina, nora joateko? Dageneko oso barneratua dugu erantzuna: administrazio elektronikora. Eta hala da, baina kasu honetan “nora” galderaren erantzuna hain argi izanda, garrantzitsuago da “nola” galderari erantzutea. Bidea oso luzea da. Lan itzela dauka gainera. Abiapuntua bakarra da: udalak ongi ezagutu behar du bere burua, udal lankideak, espedienteak, serieak dokumentuak, prozedurak, baliabideak…

Alperriko lana da administrazio elektronikora iritsi behar garela eta edozein modura aplikazio huts ezezagun batean lanean hasi nahi izatea. Aldez aurretik goiko paragrafoan zehaztutakoak eta gehiago egiten ez badira, udalak aurreikusi daitezkeen akatsak egingo ditu: ez dira baliozko dokumentuak sortuko, ez dira prozedura zuzenak garatuko (pausuak galduko dira), hauetako asko bikoiztuak sortuko dira bulego batean  baino gehiago, ez dira deskribapen bateratuak gauzatuko, ez dira benetako espedienteak egingo, eta abar.

Baina dena ez da iluna. Gero eta udal gehiago dira “nola” galderari erantzuteko beharra ulertu eta laguntza eske hurbildu zaizkigunak. Dagoeneko ez dira “bakarrik” paperezko dokumentuez arduratzen. Administrazio elektronikoan lana fundamentuz bete ahal izateko jarraitu beharreko prozesuak garatzeaz baizik.

**Argazkia: Arabako artxiboan dagoen kartelarena da