cnADe-ren kongresuan ateratako ondorioak

Urtarrilaren 21 eta 22an cnADek antolatutako “IV Congreso Nacional de archivo y documento electrónico” delakoan egon ginen. Honen goiburua zen: “Aterrizando con inteligencia”. Noski, adimen artifiziala hitzaldi gehienetan azaldu zen, eta ez pentsa, askotan bigarren mailako aipamen bezala ikusi dugun arren asko dira honekin artxibo eta administrazioaren inguruko ekimenak. Erakunde handiek erabiltzen dute bereziki, chatbot modukoak herritarren kontsultak, izapidetzak eta abar bideratzeko, bilaketak egiteko dokumentuen probabilitate-indexazioen garapenak sustatuaz, smart-hiriak eta horrelako proiektu politak. Egun gure herri txikietan pentsaezinak duten prezioari erreparatuta.

Askotan galdetu diogu elkarri horrelako kongresuen erabilgarritasunaren inguruan. Bi kontzeptu bereiztu nahi ditugu: etekina eta erabilgarritasuna. Etekina ez diogu aterako. Alegia, inork ez digu esango guk gure arazo zehatzak konpontzeko zer eta nola egin behar dugun. Gehienez beraien prozesuak ezagutuko ditugu, zein bide hartu duten, nola antolatu diren, nola dauden, zer datorren ondoren… eta hori erabilgarria izan daiteke. Adibide praktikoak dira, errealak, ongi garatuak daudenean informazio handia ematen dutenak. Badaude ere atzemanezinak, erridikuluak, ulertezinak, propagandistikoak… tira, bi egunek askorako ematen dute.

Orokorrean hitz eginda bi arlo bereizi nahi ditugu:

– Lan arloan: Ikusi dugu guk orain arte “gure artxiboetan” proposatzen dugun bidea zuzena dela. Dokumentuen kudeaketa politika aipatu da, informatiko-artxibozain elkarlana aipatu da, erakunde bakoitzak bere prozedurak identifikatu eta garatu behar dituela, artxibo elektronikoa magia beltza dela… Itxuraz begi bistakoak direnak. Hizlari batek galdera egin zuen, laurdena baina gehiago TICetan adituak ziren han eta ez artxibozainak… arduratzekoa? piskat bai, baina baikor izango: guk ez arduratzeko esango dugu, haiek ere gure beharra eta beharrak ikusteko/ulertzeko eta guk haienak ezagutzeko zergatik ez ikastaroetara ere batera joan? Noemi Belmontek (presidenta de la Asociación de Archiveros de Andalucía) ozen esan zuen: “artxibo elektroniko bakarra ez da tresna teknologiko bat” (bo, erderaz)… baina noski, artxibo elektroniko bakarra tresna teknologiko gabe ez da ezer.

Sonia Crespo Nogalesek (Directora general de la oficina digital del ayuntamiento de Las Rozas) berriz esan zuen: dokumentu elektronikoak dagoeneko gainezka egin du gure udaletan eta adimen artifiziala erabiltzen duten tresnak behar ditugu honi aurre egiteko. Tira, ados gaude. Dokumentu elektronikoak gainezka egin digu, kontrola guztiz galdua dago dokumentuak sortzeko moduan, kontrolatzeko moduan, antolatzeko moduan, transferitzeko moduan eta nola ez artxibatzeko moduan. Baina adimen artifiziala erabiltzea oraindik gutxi batzuen eskuetan dago, erakutsi behar zaio, ez dago prestatua eta horrek gure lana gelditzen du. Horregatik oraindik aurreko pausuan gaude: automatizazioa. Automatizatu ditzagun ahalik eta prozesu gehienak: dokumentuen atzematea, sortzea, eskuratzea, sailkatzea,… zenbat eta automatizatuagoa izan akatserako aukera gutxiago dago, lana azkarragoa eta efizienteagoa izango da eta transferentziak egiterakoan espedienteak osoagoak, garbiagoak, fidagarriagoak, irisgarriagoak eta benetakoagoak jasoko ditugu. Honek azaltzen digu zergatik artxibozainek hasieratik izan behar dugun honen parte eta antolatzaile. Beno, honek eta legeak.
Esan dugun bezala, ez da ezer berria, gu ere ari gara. Baina beste batzuei entzuteak asko laguntzen du.

Konponbide zehatzak aztertuz ikusi dugu tresna pribatu piloa sortu dela azken boladan admnistrazio elektronikoaren harira. Denak erdera hutsean, noski. Eusko Jaurlaritzak artxibo elektroniko bakarra bere eraikuntzan du, sotoan dituen zerbitzarietan eta dokumentua ez da mugitzen artxibora transferitzen denean (elkar bizi dira beraz espediente irekiak eta itxiak, baina baimen eta aplikazio desberedinek kudeatzen dituzte). Katalunian bai, han itxitako espedienteak beste zerbitzari batera doaz. Ikusi dugu ere erakunde bat (Agencia Andaluza de Cooperación Internacional para el Desarrollo, izen handia duen arren lantaldea txikia da) non bere espediente irekiak izapidetzeko ohiko windows karpetak antolatu dituenak (Carpe Diex proiektua deitzen zaio). Hau guretzako disparatea da (eta legearentzako ere hala dela esango genuke), baina inork ez zien harririk bota. Hauen hurrengo pausua? ba robot bat prestatzen ari dira itxiak dauden esepedienteetako dokumentuak jaso, indexatu, sinatu (aurkibidea, dokumentuak sortzean sinatzen dira) eta artxibora transferitzeko.

Agian erratuta gaude? bide konplikatuegiak egin nahi ditugu? Mendialdeko herri txikiek askotan ez dute internetera loturarik izaten, zergatik ezin da hau izan konoponbide bat? Esan nahi dugu, egokitu behar gara beti udalaren neurri eta beharretara. Ez bakarrik tresna informatikoak, baita artxibozainaren beharrak ere. Egun, ezagutzen ditugun kasu guztiak bat izan ezik inposatuak dira erabili beharreko tresnak, hirian aurrekontu itzela eta internet sare ezin hobea dutenek aukeratua. Azken helburua beti izango bada herritarrari ematen diogun zerbitzua eta internetik gabe zerbitzurik ez badago, zergatik izan behar du bai edo bai online dagoen espediente kudeatzaile edo artxibo elektronikoa? Ez al genuke ezer erabaki aurretik hainbat aukera ongi aztertu behar? Sistema honek baina datuari beharrean dokumentuari ematen dio garrantzia, metadatuak nola eta zeintzuk sartzen dituzten ez zuten zehaztu. Eta hau ere tresnaren aukeraketan kontuan hartzeko arazoa da.

Dokumentu moten inguruan hizlari gehienek esan dute abiapuntua ENIren zerrenda izan dela baina bere egoera propiora egokitzeko garapenak egin dituztela. Dokumentu mota berriak eta zehatzagoak sortuaz. Adibidez: “un informe es un tipo documental, pero en mi entidad necesitábamos los tipos documentales de informes de fiscalización e informes urbanísticos, y los hemos generado.” Lotsik gabe. Elkarreraginkorrak izan behar gara, bai, zurrunak izan gabe, programazioa eta automatizazioa probestuz, lankdieei bizitza errazagoa eginez, herritarrari konponbide azkarrak emanez.

Azken kasu erreala aipatu behar dugu: Picanyakoa. Denek dakizuen moduan Balentziako dana famatuak kaltetutako herrietako bat da. Bertako Fernando Gallego (udaleko analista informatikoa. Bai, informatikoa) joan zen kongresura. Bere esanetan, lehenengo lana familia salbu jartzea. Bigarrena senitartekoak ongi daudela ziurtatzea. Ondoren aukeratu behar izan zuen: bere ondasunak garbitu edo komunitatearen onerako aritu. Udala ahalik eta azkarren funtzional izatea aukeratu zuten lankideek eta inguruetako hainbat udaletako boluntarioek. Pentsa: argirik gabe, errepideak suntsituta, fibrarik gabe, etxeetako dokumentazioa urak eramanda,… nola eskatu telematikoki edo bertaratuta ezer? Nola erabaki zeinek zer behar duen edo dagokion? Elkarlana izan zen bidea, ez bakarrik kaleak garbitzeko, baita antenak instalatzeko, portátil zaharrak operatibo jartzeko, etxez etxe herritarrekin hitz egin eta beharrak aztertzeko… Ez dugu orain honek kontatukoetan sakonduko, baina administrazio osoak baita artxiboak ere kontingentzia plana behar du.

Baina ez hori bakarrik, gure ustetan, lotura zuzena du honek oinarrizko dokumentu motekin. Udalak honelako kasu larri bat jasanez gero, zein dokumentu beharko ditu erabakiak hartzeko, herritarrei laguntzeko, beste erakundeetan aurkeztu beharreko dokumentuak lortzeko? Gai honek ausnarketa berezi bat behar duela garbi dugu, orain arte oinarrizko dokumentuak udala lanean jarraitzeko bakarrik aurreikusten ziren, baina administrazioak herritarra du helburu eta berari ahalik eta gehien erraztea gai administratiboak. Horrela ba, agian galdetu behar dugu ere, zein dokumentu mota ditu udalak beretzako zuzenean ez baina herritarrarentzako oinarrizkoak izan daitezkeenak? Non daude gordeta? Noren ardurapean? Zenbat denboran lortu daitezke eta nola murriztu denbora hori?

Portzierto, artxibo elektronikoa eta historikoa salbatu ziren lehenengo solairuan baitzeuden eta ez udaleko sotorik ilunenean.

– Lan baldintzen arloan. Ikusi dugu Gipuzkoan oso ongi gaudela. Gure hitzarmenaren gaia sarritan aipatu da (gurea da bakarra estatu osoan). Eredua da. Han noski hizlari eta partaide gehienak funtzionarioak ziren eta itxuraz gutxi axola zaien gaia beharko luke. Baina ez da horrela, artxibozain elkarte ugari zegoen eta lanaren maila eta langileen formakuntza ezinbestekotzat dute egun dugun egoerari aurre egiteko. Enpresa pribatuak beharrezkoak dira hainbat lanetan aritzeko, haiei laguntzeko, artxibo pribatuak kudeatzeko… eta hitzarmenik gabe ez soldata bakarrik, baimenak, bidaiak, orduak, formakuntza eta abar beste hitzarmen eskasago batzuetatik ondorioztatzen zaizkie. Honi aurre egiteko gurearen neurriko hitzarmenak lortzeko bideak bilatzen hasi omen dira beste erkidego batzutan.

– Zerbait txarra esateagatik… hizlari asko iraganaz hitz egitera bakarrik joan dira. Zein gaizki zeuden eta orain zein zoriontsuak diren, baina ez dute gehiegi sakondu bideetan, beharretan, kontuz honekin edo kontrolatu hau. Hasieran esan dugun moduan, hau etekina da, ezinezkoa. Baina erabilgarritasunerako pistak sartu zitzaketen tarteka eta ez bakarrik jasotako sarien zerrenda. Bestalde, gonbidatu asko erakunde erraldoietako langileak dira eta horiek dirutza jaso dute administrazio elektronikoan aurrera egiteko, udal txikiek sekula izango ez dutena eta beraz guretzako erabili ezina guztiz.

Tira, laburtzeagatik: administrazio elektronikoa gurasoak dira eta artxibo elektronikoa unikornio arroxa 😉 Hori argituta, ataka honetatik ateratzeko bideak irekitzea da gure lana, elkarlanean.

Amagoia Piá eta Juan Carlos Mora